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教务档案的规范与管理

 

一、教务档案工作内容

1、教务档案的意义教务档案是指在教学活动中直接形成的,具有考查利用价值,按照一定规律集中保存起来的各种文字、图表、声像等不同载体形式的文件材料,是教学内容、方法、途径和效果的真实记录,是进行教学活动不可缺少的依据和参照,是改进教学工作、提高教学质量、促进学术交流的信息资源。

2、教务档案的主要内容

1)、上级文件,教学相关的规章制度  

2)、教学大纲,年度工作计划、教学日志、教研室教学实验计划、实训计划、实习计划

3)、典型教案、讲稿

4)、教材目录含教材名称、版本、编著者、出版社、出版年、月等。

5)、学生考试成绩记录

6)、系(部)或教研室学期、学年工作总结,教学经验总结

7)、系(部)或教研室重要教学活动材料

8)、教学成果及教学论文材料

9)、教学改革与研究有关材料

10)、系(部)教师在教学工作中获奖、受表彰及在教育协会任职情况

11)、教师业务档案

12)、教师考评资料

13)、学生试卷按学号顺序装订保管(至少到该届毕业学生善后工作完成)装订

14)、其它与教学工作有关的文档资料

二、教务档案的管理原则

1、教务档案的管理分院、系(部)两级管理,院级管理由教务处负责。

2、涉及系(部)教务档案的(2)、(3)、(4)、(5)、(6)、(7)、(8)、(9)、(10)、(11)、(12)条款规定内容,将其复印件、拷贝或原始材料一份报教务处备案。

3、凡涉及上述内容的院级教学活动档案由教务处统一管理。

4、院、系(部)两级教务档案由专职教务干事负责管理,教务科长、主管处长负责监督检查。

5、学生成绩一旦登录存档,便不得更改。如遇特殊情况,须由教务干事找出原卷与阅卷教师核查,确实有误需要更改,要经系(部)主任批准(经手人须签字),报教务处审定备案。学生成绩任何人不得随意查阅。

6、教务档案管理属于学院档案管理的组成部分之一,管理人员须认真履行职责,不得随意丢弃、处理、借阅。

三、系(部)教务档案的收集与整理

1、系(部)教务干事应会同主管教学主任、办公室主任及相关教学人员最大限度收集我院联办改制三年多来的上述文件资料。

2、在收集资料的基础上,分类按时间顺序归档整理。

3、分类建立相应的文档资料文件表、软盘储存袋、分类卡。

4、对资料不全、缺损部分尽量联系相关部门采取复印,拷盘等手段拾遗补缺。

5、设立系(部)教务档案的专用柜。

6、对于难以界定的文档资料,可采取与学生干事、办公室主任重复保存或名录重复登记,文档一处存放的方式。

7、建立接收上级、机关职能部门的各类文件、文档登记制度,含名录、时间、接收人等。

四、建立教务档案的交接制度

1、教务档案收集、整理后要设立完整的文档储存目录,并存入软盘(可备份存入)。

2、建立教务档案交接专用登记卡。教务干事更迭,须办理教务档案交接手续,并由当事者双方和系主管教学主任签字。

五、系(部)教学档案的保存期限与销毁

我院《档案管理制度》中尚无明确规定,应视具体情况根据学院今后出台的统一规章执行。

六、教务档案的检查、评估

1、教学档案管理是一项长期而连续的工作,要形成一种专人负责,定期造册登记、定期检查、分类明晰、时间连续、文档齐全的管理模式。

2、建立每年检查、评估制度,初步定于每年11—12月份检查、评估。

3、检查、评估小组由教务处主管处长及教务处各科科长组成。

2008831

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